Uus ettevõte on loodud, esimene arve tahab saatmist ja kuskil kuklas tiksub teadmine, et ka deklaratsioonid ei esita end ise. Nüüd on vaja raamatupidamistarkvara – aga milline neist kümnest sarnase jutuga variandist valida?

1. Alusta oma vajadustest, mitte funktsioonide nimekirjast

Tarkvarade võrdlustabelid on täis mooduleid, millest suurt osa sa kunagi ei kasuta. Enne võrdlema asumist vasta kolmele küsimusele:

• Kas vajad ainult müügiarveid ja kuludokumente või ka palgaarvestust, ladu ja põhivara?
• Kas raamatupidamist hakkad tegema sina ise või teeb seda raamatupidaja?
• Kui palju arveid ja tehinguid kuus umbes tuleb?

Kui oled 1-5 töötajaga ettevõte, katab enamik Eesti tarkvarasid su vajadused funktsionaalsuse poolest ära. Küsimus pole selles, kas tarkvara oskab – küsimus on selles, kas sina saad sellega hakkama ilma koolituseta. Sellest järgmises punktis.

2. Vali tarkvara, mida oskad kasutada ilma raamatupidaja taustata

Siin tulevadki välja raamatupidamisprogrammide suurimad erinevused. Mõni tarkvara on mõeldud eelkõige raamatupidajatele ja eeldab põhjalikumaid raamatupidamisteadmisi. Teised on loodud ettevõtjatele, kes soovivad lihtsalt arveid saata ning olla kindlad, et vajalikud andmed jõuavad õigesse kohta.

Kuidas sobiv tarkvara ära tunda? Ava prooviversioon ja proovi ise kümne minutiga üks müügiarve koostada. Kui see tundub juba alguses keeruline, ei pruugi programmi kasutamine ka paari kuu pärast palju lihtsam olla.

Vaata ka seda, kui hästi tarkvara sind juhendab. Kas võimalikest vigadest antakse enne esitamist märku? Kas aruanded on arusaadavad ka ilma raamatupidamisteadmisteta? Hea tarkvara ei võimalda ainult andmeid sisestada, vaid aitab sul olla kindel, et kõik on õigesti tehtud.

3. Selgita välja tegelik hind, mitte ainult kuutasu

Reklaamitav kuutasu ja tegelik kulu võivad olla kaks eri asja. Enne otsust kontrolli, kas need asjad on hinna sees või lisatasu eest:

• E-arvete saatmine ja vastuvõtt – kohustuslik teema, mille eest osa pakkujaid küsib tükipõhist tasu. SimplBooksis on e-arved tasuta.
• Kasutajate arv – kas raamatupidaja või äripartneri lisamine maksab ekstra?
• Kasutajatugi – tasuta või tunnihinnaga?
• Uuendused ja moodulid – kas palgamoodul, ladu ja aruanded on paketis või ostad iga asja eraldi juurde?

Võrdluseks: SimplBooksi paketid algavad 9.90 €/kuus (ainult arveldus) ja täisfunktsionaalne Start-pakett maksab 16.90 €/kuus – kõik moodulid, tugi ja uuendused hinna sees. Kui mõne teise pakkuja juures jõuab “19 €/kuus” pärast lisasid 40 euroni, tasub see enne lepingut välja arvutada.

4. Eelista pilvepõhist lahendust

Kindlasti vali veebipõhine tarkvara, sest selle eelised on:

• Pääsed oma numbritele ligi igalt poolt – kontorist, kodust, telefonist.
• Kui arvutiga midagi juhtub, siis on andmed pilves olemas.
• Uuendused ja seadusemuudatused jõuavad tarkvarasse automaatselt, ilma et peaksid midagi installima.
• Sina ja su raamatupidaja näete sama pilti reaalajas.

Kontrolli kindlasti ka tarkvara töökindlust ja turvalisust. Uuri, kui suur on selle tegelik käideldavus, SimplBooksis on see 99,99% . Lisaks uuri, kuidas sinu andmeid hoitakse ja kaitstakse. Raamatupidamistarkvara on ettevõtte igapäevatöö oluline osa, mistõttu peab see olema turvaline ja kättesaadav just siis, kui seda vajad.

5. Veendu, et tarkvara tunneb Eesti reegleid

Rahvusvahelised tööriistad nagu Xero või QuickBooks näevad kenad välja, aga Eesti käibedeklaratsioon, e-arvete kohustus ja kohalikud pangaliidesed pole nende tugevus. Kontrolli, et tarkvaral oleks:

• Eesti maksuaruandlus (KMD, TSD) valmis kujul
• pangaliidesed kohalike pankadega (LHV, SEB, Swedbank, Coop)
• e-arvete tugi, mis vastab Eesti nõuetele
• eestikeelne kasutajaliides ja tugi

Kohalik tarkvara tähendab ka seda, et kui seadus muutub, muutub tarkvara koos sellega – sina ei pea midagi ise ümber seadistama.

6. Uuri, milline on kasutajatugi

Küsimusi tekib igal kasutajal, eriti esimestel kuudel. Vahe on selles, kas vastuse saad tasuta ja kiiresti või maksad iga küsimuse eest tunnihinda.

Kontrolli kolme asja: kas tugi on hinna sees, kas vastavad päris inimesed ja kui kiiresti.
Ja veel üks oluline küsimus: kas tarkvaral on tugi/abiline ka väljaspool tööaega? SimplBooksil on näiteks AI-assistent, mis vastab su küsimustele sinu andmete põhjal. Näiteks võid küsida “miks mu bilanss ei klapi?” või “millised olid mu suurimad kulud eelmisel aastal?” ja saad vastuse kohe, mitte järgmisel tööpäeval.

7. Kasuta prooviperioodi päriselt ära

Peaaegu iga tarkvara pakub tasuta prooviperioodi. Kasuta seda nagu päris kasutaja, mitte nagu ekskursioonil käija:

• Sisesta oma ettevõtte päris andmed ja koosta paar arvet.
• Proovi läbi see, mida hakkad iga kuu tegema: arved, kulud, aruanded.
• Küsi kasutajatoelt midagi – saad kohe aimu, kuidas nad vastavad.
• Uuri, mis saab su sisestatud andmetest, kui otsustad jätkata – kas saad samast kohast edasi minna või alustad otsast peale.

SimplBooksi saad proovida 30 päeva tasuta. Kui jätkad, jäävad kõik prooviperioodil sisestatud andmed alles.

Kokkuvõte: vali kindlustunne, mitte funktsioonide arv

Raamatupidamistarkvara valimine taandub lõpuks ühele küsimusele: kas tunned pärast kuu aega kasutamist, et asjad on kontrolli all? Õige tarkvara ei nõua sinult raamatupidaja teadmisi – see juhendab sind, hoiatab vigade eest ja annab kindluse, et kõik on esitatud õigesti.

Kui tahad kohe proovida, kuidas see tunne käes on, siis loo SimplBooksi konto ja proovi 30 päeva tasuta.

Loe ka meie teist blogipostitust: Väikeettevõtte raamatupidamine – kas teha ise või kasutada raamatupidajat?