Raamatupidaja töö ei peaks seisnema dokumentide tagaajamises, andmete kontrollimises ja vigade otsimises. Ometi kulub just nendele tegevustele märkimisväärne osa tööpäevast.

Raamatupidaja.ee artikkel toob välja, et puuduva info otsimisele, andmete kontrollimisele ja vigade parandamisele võib kuluda isegi kuni 70% raamatupidaja tööajast. Sisuliseks analüüsiks, klientide nõustamiseks ja ettevõtte finantsolukorra mõtestamiseks jääb seetõttu pahatihti vaid väike osa päevast.

AI ei muuda puuduvaid dokumente olematuks ega võta raamatupidajalt vastutust. Küll aga võib see aidata vähendada käsitsi tehtavat tööd, leida vajaliku info kiiremini ning muuta andmete analüüsimise ja igapäevased toimingud lihtsamaks.

Kuhu raamatupidaja aeg tegelikult kulub?

Raamatupidamine on palju enamat kui arvete sisestamine ja deklaratsioonide esitamine. Igapäevaselt tuleb otsida puuduvaid dokumente ja tehingute selgitusi, kontrollida sisestatud andmeid, võrrelda perioodide tulemusi ning leida ebakõlade põhjuseid. Sellele lisanduvad klientide küsimused, tarkvara juhenditest info otsimine ning arvete, aruannete ja ülevaadete koostamine.

Ükski neist ülesannetest ei võta eraldi kuigi palju aega, kuid kui neid tuleb päeva jooksul kümneid, koguneb väikestest tegevustest märkimisväärne ajakulu. Pidev kiirustamine ja ühelt ülesandelt teisele liikumine suurendab ka eksimise ohtu.

Seda kinnitab Gartneri uuring, milles osales 497 finantsvaldkonna töötajat. Vastanutest 18% tegi finantsvigu vähemalt kord päevas, kolmandik mitu korda nädalas ja 59% mitu korda kuus. Uuring seostas vigade tekkimist muu hulgas suure töökoormuse ja vähese ajalise ressursiga.

Seega ei ole automatiseerimise eesmärk lihtsalt mahutada samasse päeva rohkem ülesandeid. Sama oluline on vähendada ajasurvet ja anda raamatupidajale rohkem võimalusi süvenemiseks.

Kui palju võib AI raamatupidamises aega säästa?

AI mõju raamatupidamisele ei ole enam ainult oletus. Stanfordi ja MIT-i teadlased analüüsisid generatiivse AI kasutamist raamatupidamisettevõtetes ning leidsid, et AI-d kasutanud raamatupidajad kulutasid rutiinsele andmesisestusele ja tehingute klassifitseerimisele keskmiselt 3,5 tundi nädalas vähem.

Aasta peale teeb see ligikaudu 182 tundi ehk rohkem kui neli täispikka töönädalat.

Uuringu järgi liikus AI kasutajatel umbes 8,5% tööajast rutiinsetelt tegevustelt suurema väärtusega ülesannetele. Nad teenindasid nädalas 55% rohkem kliente, nende arveldatavate tundide arv oli 21% suurem ning kuu sulgemine toimus keskmiselt 7,5 päeva varem. Samal ajal olid pearaamatu kanded 12% detailsemad, mis näitab, et ajavõit ei tulnud töö kvaliteedi arvelt.

Uuringu tulemusi on lähemalt tutvustanud Stanford Graduate School of Business, MIT Sloan ja Journal of Accountancy.

Kui vähem aega kulub andmete käsitsi töötlemisele, jääb seda rohkem kvaliteedikontrolliks, klientidega suhtlemiseks ja finantsinfo sisuliseks analüüsimiseks.

Miks on raamatupidamistarkvarasse integreeritud AI kasulikum?

Avalikust AI-vestlusest saab küsida üldiseid küsimusi, kuid see ei tunne sinu ettevõtte majandusnäitajaid ega raamatupidamistarkvaras olevaid andmeid.

SimplBooksi AI-assistent töötab seal, kus asub ka ettevõtte finantsinfo. Seetõttu ei pea kasutaja andmeid erinevatest aruannetest kokku otsima, eraldi tabelisse koondama ega avalikku vestlusaknasse kopeerima.

AI-assistent aitab:

• vastata SimplBooksi kasutamise ja raamatupidamisega seotud küsimustele
• koostada ettevõtte finantsandmetest arusaadavaid ülevaateid
• võrrelda perioodide tulemusi
• analüüsida ettevõtte majandusnäitajaid
• märgata võimalikke vigu ja tähelepanu vajavaid kohti
• teha käskluste põhjal tarkvaras konkreetseid toiminguid

Näiteks võib paluda SimplBooks assistendil võrrelda selle ja eelmise aasta müügitulu, teha kokkuvõtte ettevõtte viimase kuue kuu tulemustest või tuua välja andmetes leiduvad võimalikud ebakõlad.

AI-assistent ei pea aga ainult küsimustele vastama. Talle saab anda ka konkreetseid käsklusi, näiteks: “Koosta 350-eurone arve kliendile X.”

AI-assistent valmistab arve ette ja kasutajal jääb üle info kontrollida ning arve kinnitada. 

Ka ICAEW ülevaate järgi saab generatiivne AI analüüsida suuri andmehulki ning aidata leida tehinguid või mustreid, mis võivad põhjustada ebakõla. Nii ei pea võimaliku vea põhjust alati mahukatest tehingute nimekirjadest käsitsi otsima.

AI ei asenda raamatupidaja professionaalset hinnangut

AI suurim väärtus ei seisne raamatupidaja asendamises, vaid rutiinse töö vähendamises. See aitab infot otsida ja koondada, teha esialgseid võrdlusi ning valmistada ette igapäevaseid toiminguid.

Lõplik vastutus ja otsustusõigus jäävad inimesele. AI koostatud arve tuleb enne väljasaatmist üle kontrollida. Lisaks peab veenduma ka analüüside ja raamatupidamislike soovituste puhul, et info on korrektne. 

Kõige paremini toimibki inimese ja tehnoloogia koostöö: AI leiab ning koondab info, raamatupidaja hindab selle tähendust. AI valmistab toimingu ette, inimene kontrollib ja kinnitab. Nii jäävad raamatupidajale ülesanded, kus on vaja kogemust, konteksti ja professionaalset hinnangut.

Vähem info otsimist, rohkem väärtust loovat tööd

Kui suur osa tööpäevast kulub dokumentide tagaajamisele, andmete kontrollimisele ja vigade parandamisele, jääb vähem aega mõistmaks, mida numbrid ettevõtte jaoks tegelikult tähendavad.

Isegi mõne tunni säästmine nädalas tähendab aasta jooksul kümneid või sadu tunde, mida saab kasutada klientide nõustamiseks, ettevõtte tulemuste analüüsimiseks või lihtsalt rahulikuma ja täpsema töö tegemiseks.

SimplBooksi AI-assistent aitab leida vajalikku infot, analüüsida ettevõtte andmeid ja teha tavakeelsete käskluste põhjal toiminguid otse raamatupidamistarkvaras. Abiline on kättesaadav seal, kus toimub ka igapäevane raamatupidamine.

Aktiveeri SimplBooksi AI-assistent ja proovi 30 päeva tasuta!