SimplBooksi AI-assistent on saanud olulise uuenduse. Kui varem aitas ta vastata tarkvara kasutamisega seotud küsimustele, analüüsida ettevõtte andmeid, koostada kokkuvõtteid ja leida võimalikke vigu, siis nüüd saab ta sinu eest ka reaalseid toiminguid teha.

AI-assistent oskab koostada müügi- ja ostuarveid ning hinnapakkumisi. Lisaks suudab ta digitaliseerida üles laaditud ostuarveid ja tšekke ning salvestada makseid ja laekumisi.

Müügiarve koostamine

Müügiarve koostamiseks ei pea enam kõiki välju ükshaaval täitma. Kirjelda AI-assistendile kellele, millises summas ja mille eest soovid arve koostada.

Näiteks võid kirjutada:
„Koosta müügiarve ettevõttele Nordic OÜ konsultatsiooniteenuse eest summas 1200 eurot.”

AI-assistent kasutab sinu antud infot ning koostab selle põhjal müügiarve otse SimplBooksis. Kui vajalik info on puudu, küsib ta enne dokumendi koostamist täpsustavaid küsimusi.

Vajadusel saad ühe vestluse käigus koostada ka mitu arvet korraga. Nii saad korduvad või sarnased arved valmis märksa kiiremini. Sinul jääb üle loodud dokumendid üle kontrollida ja kinnitada.

Ostuarvete koostamine ja failide digitaliseerimine

Ostuarve saad luua kahel viisil. Võid anda AI-assistendile vestluses teada tarnija, ostu sisu, summa ja muu vajaliku info ning assistent koostab nende põhjal ostuarve.

Näiteks:
„Koosta ostuarve ettevõttelt Kontortarbed OÜ. Arve summa on 248 eurot ja ostu sisuks on kontoritarbed.”

Kui ostuarve või tšekk on sul juba failina olemas, laadi see vestlusaknasse. AI-assistent tuvastab dokumendilt vajaliku info, näiteks tarnija, kuupäeva, summa ja käibemaksu ning koostab selle põhjal ostuarve. See töötab ka tavaliste poest saadud ostutšekkidega.

Kui tarnijat ei ole veel SimplBooksi andmebaasis, ei pea sa seda eelnevalt eraldi sisestama. AI-assistent tuvastab tarnija andmed dokumendilt, loob uue tarnija ja salvestab selle andmebaasi.

Originaalfail lisatakse koostatud ostuarve juurde, seega jääb algdokument alles ja on hiljem lihtsasti leitav. Enne kinnitamist saad kõik andmed ise üle kontrollida ja vajadusel parandada.

Hinnapakkumiste koostamine

Lisaks arvetele oskab AI-assistent nüüd koostada ka hinnapakkumisi ja raamatupidamiskandeid.

Hinnapakkumise loomiseks kirjelda vestluses, kellele pakkumine koostatakse, milliseid tooteid või teenuseid see sisaldab ning millised on hinnad ja kogused. Assistent paneb saadud info põhjal dokumendi kokku ja küsib vajadusel puuduvaid andmeid.

Näiteks:
„Koosta ettevõttele Kaseke OÜ hinnapakkumine veebilehe hooldusteenusele. Esimesel kolmel kuul on teenuse kuuhind 150 eurot ja edaspidi 200 eurot kuus.”

Seejärel kontrolli andmed üle ja saada kliendile. 

AI-assistent teeb eeltöö, kuid sina kontrollid

Uuenduse eesmärk on muuta igapäevane raamatupidamine kiiremaks ja mugavamaks. AI-assistent aitab vajalikud dokumendid ette valmistada, kuid kontroll jääb endiselt sinu kätte.

Enne dokumendi kinnitamist soovitame alati veenduda, et partneri andmed, summad, kuupäevad, käibemaks ja muu oluline info on õiged. Kui midagi jäi puudu või vajab täpsustamist, saad assistendile sellest teada anda või ise juurde lisada. 

Kuidas AI-assistenti kasutada?

Kui AI-assistent ei ole sinu SimplBooksi keskkonnas veel aktiveeritud, saad seda teha järgmiselt:

1. Logi oma SimplBooksi kontosse.
2. Vali ülemiselt menüüribalt „Seaded”.
3. Ava „Liidestused”.
4. Leia nimekirjast AI-assistent ja vajuta „Aktiveeri”.

Seejärel avaneb vestlusaken, kus saad esitada küsimusi, anda assistendile korraldusi ning laadida üles ostuarveid ja tšekke.
AI-assistendi kasutusjuhend on leitav SIIT. 

Loe ka seda postitust: Kuhu kaob raamatupidaja aeg ja kuidas AI aitab seda tagasi võita?