E-arved – korduma kippuvad küsimused ja vastused

2025. aasta suvel jõustus Eestis oluline muudatus raamatupidamisseaduses: kõik ettevõtted, kes on Äriregistris märgitud e-arve vastuvõtjaks, saavad õiguse nõuda oma partneritelt e-arveid. Kui klient seda soovib, siis on müüja kohustatud esitama arve e-arve formaadis, mitte enam PDF-failina ega paberil.

See tähendab, et e-arvete kohustus ei puuduta enam ainult riigiasutusi, vaid ka eraettevõtteid, kes on otsustanud üle minna e-arvetele. Kui su ettevõte tegutseb B2B valdkonnas, siis on tõenäoline, et pead samuti  varem või hiljem e-arvete saatmisega tegelema.

Aga mis täpselt on e-arve? Kas PDF enam ei sobi? Kui keeruline on saata e-arveid?

Selles blogipostituses leiad vastused levinumatele küsimustele seoses e-arvetega.

1. Mis see e-arve siis tegelikult on?

E-arve on masintöödeldav dokument, mis liigub otse ühest raamatupidamistarkvarast teise. Arve koostaja saadab arve välja oma tarkvarast ja see jõuab automaatselt kliendi tarkvarasse. Enam ei pea andmeid käsitsi sisestama ega arvet e-kirjana saatma.

See muudab kogu protsessi palju sujuvamaks: vähem vigu, vähem käsitööd ja rohkem aega olulisteks tegevusteks.

 2. Kas kõik ettevõtted peavad nüüd e-arveid saatma?

Ei pea kõik, aga sul peab olema võimekus neid saata, kui sinu klient seda nõuab.
Kui sinu klient on Äriregistris märgitud e-arve vastuvõtjana ja ta nõuab e-arvet, siis oled kohustatud esitama talle e-arveid.

3. Kuidas ma tean, kas minu klient ootab e-arvet?

Seda saad kontrollida Äriregistrist. Kui ettevõte on seal märgitud e-arve vastuvõtjana, tuleb talle saata e-arveid.

Kui kasutad SimplBooks tarkvara, siis ei pea sa seda ise meeles pidama – süsteem kontrollib infot automaatselt:

• kui klient võtab vastu e-arveid, pakub SimplBooks tarkvara vaikimisi e-arve saatmist;

• kui ei võta, pakub süsteem PDF-ina arve saatmist.

Lisaks annab SimplBooks arve saatmisel ka selge teate, kui klient e-arveid ei aktsepteeri. Nii väldid segadust ja tagasilükatud arveid.

4. Mis juhtub, kui mu klient nõuab e-arvet, aga mina saadan ikka PDF arve?

Kui ettevõte on märkinud end Äriregistris e-arve vastuvõtjaks, siis on tal seaduslik õigus nõuda e-arvet. Kui saadad kliendile PDF-arve, tasub kindlasti ühendust võtta ja uurida, kas see sobib või tuleb arve uuesti saata e-arvena.

Kliendid võivad erandkorras siiski PDF-arve vastu võtta, kui see on eelnevalt kokku lepitud. Samas on neil õigus sellest keelduda ning sel juhul pead arve esitama korrektses formaadis ehk e-arvena.

5. Kas e-arvete saatmine on keeruline ja kallis?

E-arvete saatmine ei ole keeruline. Enamus raamatupidamistarkvarad võimaldavad e-arvete saatmist soodsatel tingimustel, mis on jõukohane ka mikroettevõtetele. Näiteks SimplBooksis on kõikides pakettides e-arvete saatmine tasuta!

Ja ka protsess ise on väga lihtne:
1) Logi SimplBooksi keskkonda
2) Koosta müügiarve ja salvesta see.
2) Vali toimingute alt “Saada arve välja” ning sealt avanebki võimalus e-arve välja saata!

Nii lihtne ja kiire see ongi! Enam pole vaja PDF-faile koostada ja e-kirjadega edasi saata. Tarkvara teeb selle töö sinu eest.

6. Miks ma peaksin üldse e-arveid kasutama? Mis on e-arvete eelised?

E-arved muudavad ettevõtte igapäevase arveldamise palju sujuvamaks ja nutikamaks.

Siin on mõned olulisemad eelised:

• Ajasääst ja tõhusus. Kogu arveprotsess muutub kiiremaks – e-arve jõuab otse kliendi süsteemi ning seda ei pea keegi käsitsi sisestama ega ümber trükkima. See tähendab vähem rutiinset tööd ja rohkem aega kõige olulisematele ülesannetele.

• Vähem vigu. Automaatne andmeedastus tähendab, et inimlike eksimuste võimalus on oluliselt väiksem. Väheneb oht, et mõni number saab valesti sisestatud või info läheb kaduma.

• Kiiremad maksed. Kuna e-arved jõuavad kiiresti ja täpselt kohale, saavad kliendid need kiiremini menetleda. Paljud ettevõtted on märganud, et e-arved aitavad vähendada maksetähtaegade ületamisi.

• Turvalisus. Erinevalt e-kirjaga saadetavatest PDF-arvetest liiguvad e-arved krüpteeritult ja turvaliselt. See aitab vähendada arvepettuste riske.

• Keskkonnasõbralikkus. E-arvete kasutamine tähendab vähem paberit, printimist ja käsitööd, mis aitab vähendada keskkonnamõju ja toetab rohelisemaid äriprotsesse. Võrreldes paberarvetega on keskkonnamõju kuni 89% väiksem. Lisaks keskkonnasäästule muudab see ka ettevõtte igapäevase töö sujuvamaks ja tõhusamaks.

Kokkuvõtteks: e-arved muudavad raamatupidamise mitte ainult lihtsamaks, vaid ka turvalisemaks, täpsemaks ja keskkonnasõbralikumaks. Ja mis kõige olulisem – need sobivad ka väikestele ettevõtetele ega nõua suuri investeeringuid.

Rohkem infot e-arvete kohta leiad ka meie teistest blogipostitustest:
E-arvete saatmine ja vastuvõtmine SimplBooksiga
E-arved – mida peab ettevõtja teadma?