Sageli on just väikesed nipid need, mis muudavad igapäevatöö palju lihtsamaks. Siin on valik praktilisi näiteid, mis põhinevad meie klienditoe kogemustel. Nende nõuannete kasutamine aitab vältida vigu, kiirendada igapäevaseid tööprotsesse ning muuta raamatupidamine mugavamaks ja kindlamaks.

1. Ava SimplBooks mitmes vahelehes 

Paljud ei tea, et SimplBooksis saab korraga töötada mitmel vahelehel. Kui vajad näiteks käibemaksu aruande ja raporti võrdlemist või töötasude ja TSD kontrollimist, siis ava lihtsalt vajalik leht hiire parema klahviga uues tabis. Nii on mugavam paralleelselt infot võrrelda.

2. Käibemaksu liik ja tulukonto peavad klappima

Sageli tekib aruannetes erinevus, kui käibemaksu liik ja tulukonto ei ole omavahel vastavuses. Pane tähele, et tulukonto muutmine käib arvel rea lõpus oleva väikese noole abil. Kui kannetes käibemaksu liiki ei kasutata, siis ei jõua info ka käibemaksu aruandesse õigesti.

3. Tasaarveldamisel jälgi summasid

Kui tasaarveldamisel ei jälgi, et alg- ja lõppsaldo oleks null, võib tasaarveldamise kontole jääda saldo. See omakorda viib bilansi tasakaalust välja. Seega tasub alati summad üle kontrollida.

4. Pangaimpordis ootel maksed ja laekumised

Hea teada: pangaimpordis võib ootel makseid ja laekumisi salvestada ka siis, kui arved ei ole veel sisestatud. Kui salvestad makse, tekib sellele ka kanne ja pangakonto saldo püsib SimplBooksis kooskõlas tegeliku pangakontoga.

5. Kasuta filtreid

Otsingulahtri kõrval olev filter (lehtriikoon) on paljudel kasutajatel jäänud märkamata. Filtreid kasutades leiad vajaliku info palju kiiremini ja hoiad aega kokku. Näiteks summa ja kuupäeva väljade puhul saad kasutada vahemikke (n. 100-300 või 2023-2024) või siis osalist vastet. Summade puhul saad kasutada ka filtreerimist alates sellest summast (100-) või kuni selle summani (-100). Sama ka kuupäevade puhul. Meie kasutusjuhendist leiad selle nipi kohta veelgi rohkem infot. 

6. Kasutajate ja klientide ajalugu on salvestatud (märkmed ja logid)

SimplBooks salvestab iga kliendi alla selle kliendiga tehtud toimingute logi (Partnerid – Märkmed) ning kasutajate haldusest näeb kasutajate tegevuste ajalugu. Vajadusel saad alati kontrollida, mis on toimunud. Selle tegevuse kohta on ka põhjalik kasutusjuhend. 

7. Klaviatuuri otseteed

Kui tunned, et mõni toiming võtab liiga palju klikke, kasuta klaviatuuri otseteid. Sisseloginuna hoia all Ctrl klahvi ja näed spikrit, millised kiirvalikud on saadaval. PS: Kui see segab, siis on see võimalik ka seadete alt välja lülitada.
Otseteede abi (Ctrl), Uus müügiarve (Ctrl + I), Uus pakkumine (Ctrl + O), Uus ostuarve (Ctrl + P), Uus kanne (Ctrl + Y), Navigeeri (Ctrl + K).

8. Loo olemasoleva arve põhjal uus arve

Kui esitad sama arvet korduvalt, saad olemasoleva põhjal luua lihtsalt uue koopia. Arve number ja kuupäevad uuendatakse automaatselt.

9. Määra lemmiktoimingud

Müügiarve vaates (ja ka mujal) saad määrata kuni kaks lemmiktoimingut (nuppu), mis on kohe nähtaval ja kiiresti kättesaadavad. Nii saad korduvad tegevused endale kiirvalikuna lisada.

10. Mustandite automaatne salvestamine

Kui dokumentide täitmine kipub venima, lülita seadetes sisse mustandite automaatne salvestamine, et sisestatud info kaduma ei läheks. Selleks mine “Seaded – Keskkonna seaded” ning viimane valik on “Mustandite automaatne salvestamine”. Siin kohal on hea teada, et SimplBooks logib sind automaatselt välja, kui oled tegevusetu olnud 30 minutit. Sellisel juhul on sellest funktsioonist palju kasu.

11. Perioodi lukustamine

Seadetes saad määrata kuupäeva, millest tagasiulatuvalt kandeid enam muuta ei saa (“Seaded – Keskkonna seaded”). See lukustab andmete muutmise pärast aruannete kinnitamist. Kasulik selleks, et vanades perioodides olevaid kandeid kogemata muuta ei saaks. Vajadusel saab seadetes kuupäeva uuesti ära muuta, kui siiski tekib vajadus midagi parandada.

Boonus nipid!

• Kasutajate õiguseid saab väga täpselt seadistada. Kokku on 54 erinevat vaadet, mille õiguseid saad kasutajal või kasutajagrupil muuta. Saad anda kas vaatamise õiguse, muutmise õiguse või ka kustutamise õiguse. Selleks pead valima “Seaded – Kasutajad – Kasutajagrupid – Muuda kasutaja gruppi”.
• SimplBooks postkasti teavitused saab tellida e-mailile või vastupidi ära keelata – Selleks mine ülevalt paremalt postkasti ikoonile ning vali “Teavituse seaded” ning lülita sisse/välja need teavitused mida soovid (iga ettevõtte konto kohta). 
• Enamik raamatupidamiskandeid tekib SimplBooksis automaatselt. Kuid kui tekib vajadus sisestada tehing, mida süsteem automaatselt ei loo, siis saad selle käsitsi lisada. Näidised selliste kannete koostamiseks leiad meie juhendist – sagedamini kasutatavad raamatupidamiskanded.

Need on mõned näited, mis aitavad SimplBooksi kasutada mugavamalt ja efektiivsemalt. Iga nipp lihtsustab igapäevaseid toiminguid ja aitab vältida tüüpilisi vigu. Kuigi neid võimalusi ei pruugi koheselt märgata, muudavad need pikemas perspektiivis tööprotsesse sujuvamaks ja võimaldavad tarkvarast võtta maksimumi.