AI-ассистент SimplBooks получил важное обновление. Раньше он помогал отвечать на вопросы об использовании программы, анализировать данные компании, составлять сводки и находить возможные ошибки. Теперь он также может выполнять за вас повседневные бухгалтерские задачи.

AI-ассистент умеет создавать счета продажи и закупки, а также коммерческие предложения. Кроме того, он может оцифровывать загруженные счета закупки и чеки, а также регистрировать платежи и поступления.

Создание счета продажи в чате

При создании счета продажи больше не нужно заполнять каждое поле отдельно. Просто сообщите AI-ассистенту, для кого нужно создать счет, на какую сумму и за что.

Например, вы можете написать:

«Создай счет продажи для компании Nordic OÜ за консультационные услуги на сумму 1200 евро».

AI-ассистент использует предоставленную информацию и на ее основе создаст счет продажи прямо в SimplBooks. Если каких-либо необходимых данных не хватает, перед созданием документа он задаст уточняющие вопросы.

При необходимости в одном чате можно создать сразу несколько счетов. Это позволяет намного быстрее подготовить повторяющиеся или похожие счета. Вам останется только проверить и подтвердить созданные документы.

Создание и оцифровка счетов закупки

Счет закупки можно создать двумя способами. Вы можете сообщить AI-ассистенту название поставщика, содержание покупки, сумму и другую необходимую информацию. На основе этих данных ассистент создаст счет закупки.

Например:

«Создай счет закупки от компании Kontortarbed OÜ. Сумма счета составляет 248 евро, содержание покупки — офисные принадлежности».

Если счет закупки или чек уже сохранен у вас в виде файла, загрузите его в чат. AI-ассистент распознает в документе необходимые данные, например поставщика, дату, сумму и НСО, и на их основе создаст счет закупки. Эта функция также работает с обычными кассовыми чеками из магазинов.

Если поставщика еще нет в базе данных SimplBooks, вам не нужно заранее добавлять его отдельно. AI-ассистент распознает данные поставщика в документе, создаст нового поставщика и сохранит его в базе данных.

Оригинальный файл будет прикреплен к созданному счету закупки. Таким образом, исходный документ сохранится, и его можно будет легко найти позже. Перед подтверждением вы сможете самостоятельно проверить все данные и при необходимости исправить их.

Создание коммерческих предложений

Помимо счетов, AI-ассистент теперь умеет создавать коммерческие предложения и бухгалтерские записи.

Чтобы создать коммерческое предложение, укажите в чате, для кого оно предназначено, какие товары или услуги должно включать, а также цены и количество. Ассистент подготовит документ на основе предоставленной информации и при необходимости запросит недостающие данные.

Например:

«Создай коммерческое предложение для компании Kaseke OÜ на услуги по обслуживанию сайта. В течение первых трех месяцев стоимость услуги составляет 150 евро в месяц, а затем — 200 евро в месяц».

После этого проверьте данные и отправьте коммерческое предложение клиенту.

AI-ассистент выполняет предварительную работу, но контроль остаeтся за вами

Цель обновления — сделать повседневную бухгалтерскую работу быстрее и удобнее. AI-ассистент помогает подготовить необходимые документы, но окончательная проверка по-прежнему остается за вами.

Перед подтверждением документа мы всегда рекомендуем проверить данные партнера, суммы, даты, НСО и другую важную информацию. Если каких-либо данных не хватает или их необходимо уточнить, вы можете сообщить об этом ассистенту или самостоятельно добавить необходимую информацию.

Как пользоваться AI-ассистентом

Если AI-ассистент ещe не активирован в вашей среде SimplBooks, выполните следующие действия:

1. Войдите в свою учeтную запись SimplBooks.
2. Выберите «Настройки» в верхнем меню.
3. Откройте раздел «Интеграции».
4. Найдите в списке AI-ассистента и нажмите «Активировать».

После этого откроется окно чата, в котором можно задавать вопросы, давать ассистенту задания, а также загружать счета закупки и чеки.

Активируйте AI-ассистента и узнайте, сколько времени вы сможете сэкономить при создании счетов, коммерческих предложений и бухгалтерских записей.
Руководство по использованию AI-ассистента доступно здесь. 

Почитайте подробнее и об этой теме: На что уходит время бухгалтера и как AI помогает его экономить?