Работа бухгалтера не должна состоять преимущественно из поиска документов, проверки данных и исправления ошибок. Однако на практике именно эти задачи занимают значительную часть рабочего дня.

По данным Raamatupidaja.ee, бухгалтер может тратить до 70% рабочего времени на поиск недостающей информации, проверку данных и исправление ошибок. В результате на анализ, консультирование клиентов и оценку финансового положения компании остаётся лишь небольшая часть дня.

AI не может сам найти отсутствующие документы или снять ответственность с бухгалтера. Однако он способен сократить объём ручной работы, ускорить поиск информации и упростить анализ данных и выполнение повседневных задач.

На что на самом деле уходит время бухгалтера?

Бухгалтерский учёт — это гораздо больше, чем ввод счетов и подача налоговых деклараций. Бухгалтеру ежедневно приходится искать недостающие документы и пояснения к операциям, проверять введённые данные, сравнивать результаты разных периодов и находить причины расхождений. Кроме того, нужно отвечать на вопросы клиентов, искать информацию в инструкциях программы, а также составлять счета, отчёты и финансовые обзоры.

Каждая из этих задач по отдельности может занимать немного времени. Но когда в течение дня их накапливаются десятки, общая нагрузка значительно возрастает. Постоянное переключение между задачами и работа в условиях нехватки времени также повышают риск ошибок.

Это подтверждает исследование Gartner, в котором приняли участие 497 специалистов финансовой сферы. Согласно результатам, 18% опрошенных допускали финансовые ошибки как минимум раз в день, треть — несколько раз в неделю, а 59% — несколько раз в месяц. Исследование связывает появление ошибок, в частности, с высокой рабочей нагрузкой и нехваткой времени.

Поэтому цель автоматизации заключается не только в том, чтобы выполнять больше задач за тот же рабочий день. Не менее важно снизить давление и дать бухгалтеру больше времени для работы, требующей внимания и глубокого анализа.

Сколько времени AI может сэкономить в бухгалтерском учёте?

Влияние AI на бухгалтерский учёт — уже не просто теория. Исследователи Стэнфордского университета и MIT изучили использование генеративного AI в бухгалтерских компаниях. Они выяснили, что бухгалтеры, использующие AI, тратили на рутинный ввод данных и классификацию операций в среднем на 3,5 часа в неделю меньше.

За год это составляет около 182 часов — более четырёх полных рабочих недель.

Согласно исследованию, около 8,5% рабочего времени удалось перенаправить с рутинных задач на деятельность, создающую большую ценность. Пользователи AI обслуживали на 55% больше клиентов в неделю, учитывали на 21% больше оплачиваемых часов и завершали ежемесячное закрытие периода в среднем на 7,5 дня раньше. При этом записи в главной книге были на 12% подробнее. Это показывает, что экономия времени не привела к снижению качества работы.

Результаты исследования были опубликованы Stanford Graduate School of Business, MIT Sloan и Journal of Accountancy.

Чем меньше времени бухгалтер тратит на ручную обработку данных, тем больше его остаётся на проверку качества, общение с клиентами и полноценный финансовый анализ.

Почему AI полезнее, когда он встроен в бухгалтерскую программу?

В общедоступном AI-чате можно задавать общие вопросы, но он не знает финансовых показателей вашей компании и не имеет доступа к данным в бухгалтерской программе.

AI-ассистент SimplBooks работает там, где уже хранится финансовая информация компании. Пользователю не нужно собирать данные из разных отчётов, переносить их в отдельную таблицу или вводить в общедоступный чат.

AI-ассистент помогает:

• находить ответы на вопросы о бухгалтерском учёте и использовании SimplBooks
• создавать понятные обзоры на основе финансовых данных компании
• сравнивать результаты разных периодов
• анализировать финансовые показатели компании
• выявлять возможные ошибки и данные, требующие внимания
• выполнять конкретные действия в программе на основе команд, сформулированных обычным языком

Например, ассистента можно попросить сравнить выручку от продаж с предыдущим годом, составить краткий обзор результатов компании за последние шесть месяцев или указать на возможные расхождения в данных.

AI-ассистент не только отвечает на вопросы. Ему также можно давать конкретные команды, например: «Создай счёт на сумму 350 евро для клиента X.»

AI-ассистент подготовит счёт на основе данных, уже имеющихся в SimplBooks. Пользователю останется проверить информацию и подтвердить счёт. Это позволяет выполнять повседневные задачи без постоянного перехода между разными меню и разделами программы.

Согласно обзору ICAEW, генеративный AI способен анализировать большие объёмы данных и находить операции или закономерности, которые могут быть причиной расхождений. Благодаря этому бухгалтеру не всегда приходится вручную просматривать длинные списки операций в поисках возможной ошибки.

AI не заменяет профессиональное мнение бухгалтера

Главная ценность AI заключается не в замене бухгалтера, а в сокращении объёма рутинной работы. Он помогает находить и собирать информацию, выполнять предварительные сравнения и подготавливать повседневные операции.

Ответственность за окончательное решение по-прежнему остаётся за человеком. Счёт, подготовленный AI, необходимо проверить перед отправкой. Результаты анализа, возможные ошибки и рекомендации также должны быть рассмотрены пользователем.

Наилучший результат даёт сотрудничество человека и технологии. AI находит и собирает информацию, а бухгалтер оценивает её значение. AI подготавливает операцию, а бухгалтер проверяет и подтверждает её. Благодаря этому у специалиста остаётся больше времени на задачи, которые требуют опыта, понимания контекста и профессионального суждения.

Меньше времени на поиск информации — больше на полезную работу

Если значительная часть рабочего дня уходит на поиск документов, проверку данных и исправление ошибок, остаётся меньше времени на понимание того, что эти цифры действительно означают для компании.

Даже несколько сэкономленных часов в неделю за год превращаются в десятки или сотни часов. Это время можно использовать для консультирования клиентов, анализа результатов компании или просто для более спокойной и точной работы.

AI-ассистент SimplBooks помогает находить информацию, анализировать данные компании и выполнять задачи с помощью простых текстовых команд прямо в бухгалтерской программе. Ассистент доступен там же, где ведётся ежедневный бухгалтерский учёт.

Активируйте AI-ассистента SimplBooks и попробуйте его бесплатно в течение 30 дней!