Для многих предпринимателей бухгалтерская программа является местом, где хранится вся финансовая информация компании. Там находятся счета, данные клиентов, банковские операции, отчёты и часто информация о сотрудниках. Поэтому важно заботиться не только о финансах компании, но и о безопасности этих данных.

Хотя кибератаки обычно связывают с крупными компаниями, малый бизнес также является привлекательной целью для мошенников. Часто это связано с тем, что в небольших компаниях нет отдельных IT-специалистов или чётко выстроенных правил безопасности.

При этом безопасность зависит не только от программного обеспечения. Даже самая надёжная система не сможет предотвратить ситуацию, когда пароль попадает в чужие руки или платёж выполняется на основании мошеннического письма. Поэтому большое значение имеют внимательность пользователей и правильные привычки.

Ниже приведены несколько простых, но важных шагов, которые помогут защитить данные вашей компании и бухгалтерский учёт.

1. Используйте надёжные и уникальные пароли

Пароль по-прежнему остаётся одним из самых важных уровней защиты.

К сожалению, многие используют такие пароли, как название компании, дата рождения или простые комбинации вроде «Parool123». Такие пароли легко взламываются автоматизированными атаками.

Надёжный пароль должен:

• содержать не менее 12 символов;
• включать заглавные и строчные буквы, цифры и специальные символы;
• быть уникальным для каждого сервиса.

Если один и тот же пароль используется в нескольких системах и одна из них подвергнется утечке данных, мошенники могут попытаться использовать этот пароль и в других сервисах.

Менеджеры паролей помогают создавать и безопасно хранить сложные пароли, не запоминая их вручную. Популярными решениями являются Bitwarden, 1Password и LastPass. Кроме того, многие устройства имеют встроенные инструменты. Пользователи Apple могут использовать iCloud Keychain (Apple Passwords), а пользователи Android — Google Password Manager.

2. Используйте отдельные учётные записи и регулярно проверяйте права доступа

В небольших компаниях иногда используется одна общая учётная запись для нескольких сотрудников. На первый взгляд это удобно, но на практике становится сложно понять, кто и когда внёс изменения в систему. Кроме того, общий аккаунт создаёт дополнительные риски безопасности, особенно если доступ имеют несколько сотрудников или внешний бухгалтер.

Если несколько человек используют одну учётную запись:

• невозможно точно определить, кто выполнил конкретное действие;
• управление доступом становится сложнее;
• при увольнении сотрудника приходится менять пароль для всей учётной записи.

SimplBooks позволяет создавать отдельные учётные записи и назначать каждому пользователю соответствующие права доступа. Благодаря этому каждый сотрудник получает доступ только к той информации, которая необходима ему для работы.

Также важно регулярно пересматривать права доступа. В компании постоянно происходят изменения: сотрудники уходят, приходят новые люди, меняются партнёры. Поэтому рекомендуется несколько раз в год проверять, кто имеет доступ к данным компании и какие права ему предоставлены.

3. Поддерживайте устройства в актуальном состоянии

Обновления компьютеров, телефонов и интернет-браузеров не только добавляют новые функции, но и устраняют уязвимости безопасности, которыми активно пользуются киберпреступники.

Поэтому рекомендуется:

• устанавливать обновления операционной системы как можно быстрее;
• использовать актуальную версию браузера;
• регулярно обновлять антивирусное программное обеспечение;
• избегать использования устаревших программ.

Многие успешные кибератаки используют известные, но не устранённые уязвимости. Поэтому регулярные обновления являются одним из самых простых способов защитить данные.

Одним из преимуществ облачных бухгалтерских программ является то, что пользователям не нужно самостоятельно заботиться об обновлениях. Например, SimplBooks автоматически обновляется несколько раз в месяц для обеспечения надёжности, безопасности и доступа к новым функциям. В большинстве случаев обновления проходят незаметно и не мешают ежедневной работе.

4. Используйте безопасное интернет-соединение

Сегодня люди работают практически отовсюду — из дома, кафе, гостиниц и даже аэропортов. Хотя общественные сети Wi-Fi удобны, они также связаны с определёнными рисками безопасности. В таких сетях злоумышленникам проще перехватывать данные или отслеживать действия пользователей.

Если вы часто работаете вне офиса, лучше использовать мобильный интернет или VPN-сервис, который дополнительно защищает интернет-трафик. Также рекомендуется избегать ввода конфиденциальной информации в небезопасных сетях и всегда выходить из используемых сервисов после завершения работы.

Безопасное интернет-соединение может показаться мелочью, но оно значительно снижает риск попадания данных компании в чужие руки.

5. Будьте внимательны к электронным письмам

С каждым годом мошеннические письма становятся всё более убедительными. Если раньше их можно было легко распознать по ошибкам в тексте или странному оформлению, то сегодня такие письма могут выглядеть почти так же, как настоящие. Мошенники часто выдают себя за банки, Налогово-таможенный департамент, поставщиков программного обеспечения или даже деловых партнёров.

Иногда достаточно одного неосторожного клика или ошибочного платежа, чтобы нанести компании серьёзный ущерб. Поэтому следует быть особенно внимательным к письмам, которые требуют срочных действий, просят изменить платёжные реквизиты или ввести логин и пароль.

Если письмо вызывает хотя бы небольшие сомнения, проверьте адрес отправителя, убедитесь, куда ведут ссылки, и при необходимости подтвердите информацию через другой канал связи. Особенно важно делать это, если речь идёт о деньгах, данных компании или доступе к различным системам.

Безопасность — общая ответственность

Поставщики облачных бухгалтерских программ делают многое для защиты данных и обеспечения надёжности своих сервисов. Однако важную роль играют и сами пользователи.

Надёжные пароли, внимательность при работе с электронными письмами и разумные привычки в области безопасности помогают сохранить данные компании защищёнными и обеспечить бесперебойную работу бухгалтерии.