Часто именно маленькие хитрости делают повседневную работу гораздо проще. Ниже — подборка практических советов, основанных на опыте нашей службы поддержки. Использование этих советов поможет избежать ошибок, ускорить ежедневные процессы и сделать бухгалтерию удобнее и надёжнее.

1. Открывайте SimplBooks в нескольких вкладках

Многие не знают, что в SimplBooks можно одновременно работать в нескольких вкладках. Если нужно, например, сравнить отчёт по НСО и рапорт или проверить зарплаты вместе с рапортом по TSD, просто щёлкните правой кнопкой мыши на нужной странице и откройте её в новой вкладке. Так удобнее сравнивать информацию параллельно.

2. Вид НСО и счет дохода должны соответствовать

В отчётах по НСО могут появиться расхождения, если вид НСО и счёт доходов не соответствуют друг другу. Обратите внимание, что изменить счёт доходов можно с помощью маленькой стрелки в конце строки счёта продажи. Если в финансовых записях не указан вид НСО, то данные не попадут корректно и в отчёт по НСО.

3. При взаимозачете проверяйте суммы

Если при взаимозачёте не проследить, чтобы начальное и конечное сальдо конто-счета были равны нулю, на счёте взаимозачёта может остаться сальдо. Это, в свою очередь, приведёт к несбалансированности баланса. Поэтому всегда стоит перепроверять суммы.

4. Ожидающие платежи и поступления в банковском импорте

Полезно знать: в банковском импорте можно сохранять ожидающие платежи и поступления даже тогда, когда счета ещё не введены в программу. При сохранении платежа создаётся финансовая запись, и сальдо банковского счёта в SimplBooks будет совпадать с фактическим сальдо счёта в банке.

5. Используйте фильтры

Многие пользователи не замечают фильтр (значок в виде воронки) рядом с полем поиска. Используя фильтры, можно гораздо быстрее находить нужную информацию и экономить время. Например, для полей суммы и даты можно задавать диапазоны (100–300 или 2023–2024) либо частичное совпадение. Для сумм можно применять фильтрацию начиная с определённой суммы (100–) или до определённой суммы (–100). То же самое работает и для дат.

6. История пользователей и клиентов сохраняется (заметки и логи)

SimplBooks сохраняет для каждого клиента журнал действий, связанных с этим клиентом (Партнёры → Заметки), а в разделе управления пользователями можно просмотреть историю их активности. При необходимости вы всегда можете проверить, что именно происходило.

7. Горячие клавиши

Если чувствуете, что какое-то действие требует слишком много кликов, используйте горячие клавиши. После входа в систему зажмите Ctrl, и появится подсказка со всеми доступными сочетаниями.

Примеры сочетаний:

• Справка (Ctrl)
• Новый счёт продажи (Ctrl + I)
• Новое предложение (Ctrl + O)
• Новый счёт закупки (Ctrl + P)
• Новая запись (Ctrl + Y)
• Навигация (Ctrl + K)

P.S. Если функция горячих клавиш мешает, её можно отключить в настройках.

8. Создайте новый счет на основе имеющегося

Если вы регулярно выставляете один и тот же счёт, можно быстро создать его копию на основе существующего. Номер счёта и даты обновятся автоматически.

9. Назначьте избранные действия

В окне счёта продажи (и в других разделах) можно выбрать до двух избранных действий (кнопок), которые будут всегда на виду и легко доступны. Так повторяющиеся операции можно оформить как быстрые действия.

10. Автоматическое сохранение черновиков

Если заполнение документов затягивается, включите в настройках автоматическое сохранение черновиков, чтобы введённые данные не потерялись. Для этого перейдите в «Настройки → Настройки системы» и включите параметр «Автоматическое сохранение черновиков» (последний в списке).

Полезно помнить: SimplBooks автоматически выйдет из системы, если вы бездействовали 30 минут. В таких случаях эта функция очень выручает.

11. Закрытие периода

В настройках можно указать дату, до которой нельзя изменять записи («Настройки → Настройки системы»). Это блокирует изменение данных после утверждения отчётов. Такая функция полезна, чтобы случайно не вносить правки в записи прошлых периодов. При необходимости дату можно снова изменить или удалить в настройках, если всё же нужно что-то поправить.

Бонус-советы!

• Права пользователей можно настроить очень детально. Всего доступно 54 разных вида представлений, для которых можно задать права для пользователя или группы: просмотр, редактирование или удаление. Для настройки перейдите: «Настройки → Пользователи → Группы пользователей → Изменить группу пользователей». 
• Уведомления из почтового ящика SimplBooks можно перенаправить на e-mail или, наоборот, отключить. Для этого нажмите на значок почтового ящика в правом верхнем углу, выберите «Настройки уведомлений» и включите/выключите нужные уведомления (для каждой учетной записи компании отдельно).
• Большинство бухгалтерских проводок в SimplBooks создаются автоматически. Однако, если необходимо внести операцию, которую система не формирует автоматически, вы можете добавить её вручную. Примеры таких проводок вы найдёте в нашем руководстве —Наиболее часто используемые записи в бухгалтерии.

Это лишь несколько советов, которые помогут использовать SimplBooks удобнее и эффективнее. Каждый совет упрощает ежедневные задачи и помогает избежать типичных ошибок. Даже если поначалу польза этих возможностей может быть незаметна, в долгосрочной перспективе они сделают рабочие процессы более плавными и позволят извлечь из программы максимум пользы.